Die Zeit der Aktenberge ist vorbei
Jugendhilfeverwaltung arbeitet seit dem 1. November 2021 komplett digital
Die Digitalisierung der Verwaltung läuft auf Hochtouren, auch im Landratsamt Calw. Mit der Umstellung auf die elektronische Akte in der Abteilung Jugendhilfe soll nicht nur dem Umweltbewusstsein Rechnung getragen werden. Das papierlose Büro soll Arbeitsvorgänge vereinfachen und die Weiterleitung zwischen den Behörden beschleunigen. Seit dem 1. November 2021 nutzt die Abteilung das Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Optimal Systems.
„Wir wollen zukunftsorientiert arbeiten und das heißt ganz klar: digital. Die Zeit der Aktenberge ist vorbei. Die Umstellung auf die elektronische Akte bringt allen Beteiligten – der Bürgerschaft wie den Verwaltungen – große Vorteile: Aufwändige Kopierarbeiten, überbordende Aktenschränke und langwierige Postlaufzeiten gehören der Vergangenheit an“, sagt Ina Gebauer, stellvertretende Leitung der Abteilung Jugendhilfe. Sie hat die Umstellung zusammen mit dem Team „Digitalisierung“ des Landratsamtes koordiniert.
Die knapp 30 Beschäftigten der Jugendhilfeverwaltung sparen durch die Umstellung auf die digitale Akte jährlich ca. 110.000 Blätter Papier ein. Dadurch werden knapp 12.000 Liter Wasser und fast 500 Kilogramm CO2 eingespart. Zudem können die Akten an weitere beteiligte Behörden, wie Gerichte, ebenfalls digital weitergeleitet werden.
Im Laufe des Jahres werden weitere Abteilungen des Landratsamts auf das elektronische Dokumenten-Management-System umsteigen.
Bildunterschrift: Hohe Aktenberge gibt es heute in der Jugendhilfeverwaltung nicht mehr – dank der digitalen Akte.
Bildquelle: Landratsamt Calw
